Content Repository für Ablage aus Nachrichtensteuerung pflegen
Kein digitales SAP Archiv

Content Repository für Ablage aus Nachrichtensteuerung pflegen

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Um SAP Dokumente wie zum Beispiel Bestellung, Kundenauftrag oder Faktura über die Nachrichtensteuerung in den Diensten zum Objekt abzulegen, muss ein passendes Content Repository existieren. Heute wollen wir die notwendigen Einstellungen hierfür durchleuchten.

Es gibt verschiedene Voraussetzungen um Dokumente aus einer SAP Nachrichtenart über die Funktion Drucken und Ablegen im Archiv zu speichern, so dass eine Anzeige der PDF-Version über die Dienste zum Objekt möglich ist. In einem älteren Artikel haben wir dies für die Bestellung im Einkauf ausführlich erläutert.

Es gibt dabei auch verschiedene Schritte die einmalig für das gesamte System eingerichtet werden müssen, welche dann von allen Nachrichtenarten genutzt werden können. Dies ist einmal ein Ausgabegerät vom Typ ARCHLINK sowie ein Content Repository.

Archive Link Ausgabegerät

Das Ausgabegerät für Archivelink wird in der Transaktion SPAD (Spool Administration Einstieg) gepflegt. Prüfen Sie zunächst, ob vielleicht schon ein passendes Gerät vorhanden ist indem Sie in der Zeile Ausgabegeräte auf Anzeigen klicken (das Feld davor kann leer bleiben).

Wenn in der Liste ein Gerät mit dem Gerätetyp ARCHLINK und Koppelart I - Archivierer anzeigt wird, können Sie dieses Gerät verwenden und direkt zum nächsten Schritt springen.

Ansonsten wechseln Sie aus der Listansicht heraus in den Ändern-Modus (F8) und wählen anschließend Anlegen (Umschalt + F1). Nennen Sie das Gerät zum Beispiel ARCH (auch den Kurznamen vergeben) und pflegen Sie im Reiter Geräte-Attribute den Gerätetyp ARCHLINK und die Geräteklasse A - Archivierer:

Wechseln Sie nun noch in den Reiter Hostspool-Kopplung und wählen Sie dort die Koppelart I - Archivierer.

Sichern Sie dann das neue Gerät.

SAP Content Repository

Legen Sie als nächstes in der Transaktion OAC0 ein neues Content-Repository an. Das Content-Repository definiert den Speicherort, an welchem später Ihre Dokumente abgelegt werden.

  1. Für die Bezeichnung des Content Repositories verwenden Sie maximal zwei Stellen (da später in Transaktion OAC3 nur 2-stellige Namen verwendet werden können)
  2. Als Ablagetyp haben wir hier die SAP-Datenbank gewählt.
  3. Für die Datenbankablage muss eine Tabelle zur Speicherung der Anhänge angegeben werden. Diese Tabelle muss den Aufbau der Tabelle SDOKCONT1 haben. Sie können über das ABAP-Dictionary (Transaktion SE11) eine Kopie der SDOKCONT1 im Z-Namensraum anlegen.
  4. Zuletzt müssen Sie im Feld Ausgabegerät das zuvor angelegte Gerät vom Typ Archive Link eintragen. Wenn dieses Feld nicht direkt zu sehen, ist klicken Sie auf "Vollständige Administration" um es einzublenden.

Die restlichen Werte können Sie in der Voreinstellung belassen. Wenn die Versionsnummer nicht vorbelegt ist, können Sie hier die aktuelleste Version laut F4-Hilfe verwenden, z.B. 0047.

Im Beispiel haben wir ein Content Repository für SD-Dokumente angelegt. Theoretisch können Sie auch ein gemeinsames Content-Repository für Nachrichtenarten aus allen Modulen verwenden. Dies ist immer auch etwas Geschmackssache - für mehrere Content Repositories könnte eine große erwartete Dokumentenanzahl sprechen um die Datenmenge auf mehrere Tabellen zu verteilen.

Ablage im externen Archivsystem

Wenn die Ablage nicht in der Datenbank sondern in einem externen Archivsystem erfolgen soll, ist das Vorgehen sehr ähnlich. In der Regel wird hier immer eine HTTP-Verbindung verwendet, so dass Sie als Ablagetyp HTTP-Content-Server wählen. Für die Werte in HTTP-Server und HTTP-Script sprechen Sie sich mit dem Anbieter Ihres Archivssystems ab. Wichtig ist aber auch hier das Ausgabegerät ARCH zu hinterlegen.

Die nächsten Schritte

Um nun ein Dokument abzulegen, müssen Sie eine Dokumentenart anlegen (Transaktion OAC2) und diese in der SAP Nachrichtensteuerung in eine Nachricht eintragen (Transaktion NACE). Anschließend ist eine Zuordnung der Dokumentart zu dem neuen Content-Repository notwendig (Transaktion OAC3).

Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

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