SAP E-Mail Versand leicht gemacht | Mehrere Empfänger, versenden von Mail Anhängen

xtMail Suite

E-Mail Versand aus SAP ohne Einschränkungen

SAP Certified - Powered by SAP Netweaver

Unser Add-On xtMail Suite ist eine Komplettlösung zum E-Mail-Versand Ihrer Geschäftsdokumente direkt aus SAP. Die xtMail Suite bietet sehr flexible Konfigurationsoptionen zum Festlegen von Empfängern, zum automatischen Einfügen von E-Mail-Text in Abhängigkeit von Dokumentdaten und zum Hinzufügen zusätzlicher Anhänge. Darüber hinaus können alle Daten vom Benutzer direkt im SAP Geschäftsbeleg überarbeitet werden. Die xtMail Suite kann für viele Belegarten in SAP-Modulen wie MM, SD, FI, QM oder PP verwendet werden.

Mailversand an beliebige Empfänger

Mit der umfassenden Empfängerermittlung können Sie Ihre E-Mails an mehrere Empfänger (normal, Kopie oder Blindkopie) senden. Die automatische Findung kann dabei sehr flexibel eingestellt werden und die Adresse aus zahlreichen Quellen übernehmen. So können Sie auch einen Mailversand an im Debitor oder Kreditor gepflegte Ansprechpartner erreichen. Bei Bedarf ist es auch jederzeit möglich die Empfänger direkt aus dem Beleg manuell zu überarbeiten.

Auch die Absender E-Mail-Adresse lässt sich frei festlegen.

Betreff und Mailtext nach Wunsch

Sowohl Betreff als auch der Text der E-Mail lassen sich über das Customizing frei definieren und können dabei mit Platzhaltern dynamisch ausgestaltet werden. Hierfür stehen z.B. Daten aus dem aktuellen Dokument oder dem Benutzerstamm zur Verfügung. Natürlich lassen sich alle Texte auch international in mehreren Sprachen ablegen.

Betreff und Mailtext können bei Bedarf auch aus einem Beleg heraus überarbeitet werden um dem Geschäftspartner direkt im Text wichtige Informationen zukommen zu lassen.

Zusätzliche Anlagen per Mail versenden

Über eine umfangreiche Anhangsermittlung können Sie zusätzliche Anhänge finden und automatisch verschicken lassen. Dabei ist es fast egal, wo diese Dokumente ursprünglich abgelegt sind, egal ob AGBs oder technische Zeichnungen aus dem Materialstamm - die Dokumente werden wie gewünscht gefunden und in die E-Mail übernommen.

Auch Anhänge lassen sich im Dialog auf Wunsch überarbeiten. Anwender können auch ad hoc lokale Dateien an die E-Mail anhängen.

Anhänge aus Stücklistenauflösung

Wenn Sie mit Stücklisten arbeiten, lösen wir diese auf Wunsch auf und sammeln Dokumente wie technische Zeichnungen aus allen Materialien der Stückliste. So hat Ihr Lieferant immer den aktuellen Stand vorliegen.

Arbeiten Sie mit sehr großen Stücklisten, prüfen wir optional auch ob die aktuell freigegebene Version eines Dokumentes bereits in der Vergangenheit an einen Lieferanten verschickt wurde und versenden in diesem Fall das Dokument nicht erneut.

Direkte Integration des Mailversands in die SAP Anwendungen
Automatische Findung und Überarbeitungsmöglichkeiten aller Maildaten direkt aus dem Beleg
Versandcockpit - falls E-Mails nicht automatisch verschickt werden sollen
Versandcockpit - alle wichtigen Funktionen zu E-Mails an einer Stelle
Auch ein Versand von E-Mails im HTML-Format ist möglich
Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten zum Mailversand im Customzing
Einstellungen sind auf vielen Ebenen möglich
Viele Optionen - zum Beispiel zur Empfängerfindung für E-Mails
Viele Optionen - zum Beispiel zur Anhangsfindung für E-Mails
xtMail Suite - Ready for S/4HANA

xtMail Suite Cockpit zur vollen Kontrolle

Ob Sie E-Mails zu neuen Belegen sofort beim Sichern oder zu einem späteren Zeitpunkt manuell verschicken wollen bleibt Ihnen überlassen. Für den zweiten Fall bieten wir eine Cockpittransaktion zum Handling aller E-Mails.

Lassen Sie sich alle Ihre anstehenden E-Mails anzeigen, kontrollieren Sie das Druckformular nochmals in einer Vorschau, überarbeiten Sie bei Bedarf die E-Mail-Daten und verschicken Sie anschließend die Mail mit einem Klick.

Ausführliches Versandprotokoll

Auch nachdem Ihre E-Mails verschickt wurden, behalten Sie stets den Überblick. Über das Cockpit oder ein eigenes Versandprotokoll, welches sich auch direkt aus einem Beleg heraus aufrufen lässt, sehen Sie eine Historie aller verschickten E-Mails mit dem genauen Inhalt.

Mail Attachments zusammenfassen

Enthalten Ihre E-Mails zu viele einzelne Anhänge? Über bequem im Customizing einstellbare Zusatzfunktionen können Sie Ihre Anhänge auch in eine ZIP-Datei verpacken, welche dann per E-Mail verschickt wird. Auf Wunsch werden auch nur die zusätzlichen Anhänge in eine ZIP-Datei verpackt.

Enthält die E-Mail mehrere PDF-Dokumente, können Sie diese auch automatisiert zu einer PDF Datei zusammenfügen (Merge). Auch in welcher Reihenfolge dies passiert, kann über das Customizing festgelegt werden.

Für viele SAP Belegarten nutzbar

Die xtMail Suite vereinfacht den Mailversand für viele Dokumente in SAP. Und weitere Anbindungen kommen ständig hinzu.

Verschicken Sie zum Beispiel im Einkauf Anfragen, Bestellungen, Lieferpläne, Kontrakte, Wareneingangsbelege, ERS-Gutschriften, im Vertrieb Angebote, Auftragsbestätigungen, Auslieferungen, Anlieferungen, Transporte, Fakturabelege (Ausgangsrechnungen/Gutschriften), QM-Meldungen an Lieferanten oder Kunden, Arbeitspapiere zu PP-Fertigungsaufträgen, FI-Zahlungsavise, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen …

Oder binden Sie die xtMail Suite über unsere API an Ihre eigenen Transaktionen an!

Ihre Mitarbeiter sind International? Wir auch!

Die xtMail Suite steht natürlich in vielen Sprachen zur Verfügung. Die Dialoge für Endanwender stehen neben Deutsch und Englisch, z.B. auch in Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Chinesisch oder Japanisch zur Verfügung. Alle Customizingdialoge werden in Deutsch und Englisch angeboten.

Erweiterbar nach Ihren Bedürfnissen

Reichen Ihnen alle diese Funktionen noch immer nicht aus, können Sie die xtMail Suite natürlich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Über zahlreiche BAdI-Methoden lässt sich nahezu jeder Bestandteil der E-Mail mit einer eigenen Programmierung beeinflussen. Passen Sie Empfänger, Betreff oder Mailtext an oder fügen Sie weitere Anhänge aus externen Quellen hinzu. Es gibt (fast) keine Grenzen.

Ready for S/4HANA

Selbstverständlich ist die xtMail Suite bereits für S/4HANA verfügbar.

Der Wechsel zu S/4HANA ist noch in Planung? Ein Upgrade ist denkbar einfach, eine Einführung der xtMail Suite im klassischen ERP lässt sich mit wenig Aufwand in S/4HANA übernehmen.

Wir sind für Sie da …

Gerne beantworten wir Ihre Fragen oder stellen Ihnen die Lösung ausführlich in einer Webpräsentation vor.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf …

Eine kleine Auswahl an Kunden, welche die xtMail Suite nutzen:

conlutio GmbH
Staarenbergstraße 64
76703 Kraichtal

+49 7251 3076321

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